Pourquoi externaliser les fonctions Finance et RH ?

Qu’ont à gagner les entreprises à externaliser les fonctions finance et RH ? Et qu’entend-on par externaliser les fonctions finance et RH ?

L'externalisation est le processus par lequel une entreprise confie certaines missions ou fonctions à des partenaires externes spécialisés. Ainsi, les fonctions support telles que la finance et les ressources humaines, souvent perçues comme non stratégiques, peuvent être externalisées pour permettre aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales. Les experts finance ou RH externes interviennent comme managers de transition et/ou à temps partagé, avec des solutions sur mesure pour faire évoluer les processus de l’entreprise, structurer, manager les équipes en place et assurer la bonne gestion du quotidien.

Ainsi, externaliser les fonctions finance et RH est particulièrement pertinent pour les PME qui cherchent à optimiser leur gestion sans compromettre la qualité ni la sécurité des opérations*.*

Elles accèdent à des ressources spécialisées, flexibles et opérationnelles immédiatement, sans impacter leur masse salariale. Le choix d’externaliser permet d'optimiser les coûts tout en améliorant la performance.

Sous-traitance, consulting, management de transition, temps partagé : il existe plusieurs types d'externalisation qui répondent à des besoins variés.

• Sous-traitance : Délégation complète d'une fonction ou tâche à un prestataire externe, par exemple la gestion de la paie, le recrutement, la comptabilité, …
• Consulting : Recours à des experts pour des missions de conseil stratégique et/ou opérationnel.
• Management de transition : Intégration temporaire d’un manager de transition Finance ou RH (DAF de transition, DRH de transition) pendant un congé longue durée, entre deux recrutements, ou pour piloter des projets stratégiques.
• Temps partagé : c’est le recours à un DAF à temps partagé ou DRH à temps partagé, qui partage son temps entre plusieurs entreprises pour optimiser les coûts.

Chacune de ces options offre des avantages uniques et peut être adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Que ce soit dans les domaines de la finance ou des RH, le type de missions qui sont externalisées dépend de beaucoup de facteurs. Par exemple : le stade de développement de l’entreprise, sa croissance, son métier, sa culture, son style de management, sa capacité à recruter, etc.

En Ressources Humaines, parmi les missions couramment externalisées figurent la gestion de la paie, le recrutement, la formation, le développement des compétences, … En effet, chacune des ces missions opérationnelles RH peut être confiée à un intervenant externe, dès lors que le département et la stratégie RH sont efficacement pilotés. S’il manque en interne ce pilote RH, alors il est fortement conseillé d’onboarder un manager de transition RH ou un DRH à temps partagé. Ce DRH externalisé aura dans son périmètre la stratégie, l’administration RH et l’ensemble des processus RH.

En ce qui concerne la Finance, on observe la même logique. Souvent par manque de ressources et d’expertise, les entreprises externalisent des missions cruciales comme la gestion du poste client, le recouvrement, la comptabilité, …

Et lorsqu’il s’agit de structurer les processus financiers ou d’accompagner une opération stratégique, un manager de transition finance ou DAF externalisé à temps partagé permettra à l’entreprise de passer un cap décisif.

En confiant certaines fonctions à des prestataires, les entreprises économisent sur les salaires, les formations, et les infrastructures. Cette optimisation permet de réallouer les ressources internes vers des activités génératrices de valeur, augmentant ainsi la performance durable de l'entreprise. De plus, les économies réalisées grâce à l'externalisation peuvent être réinvesties dans le développement de l'entreprise, favorisant ainsi une croissance soutenue.

Les experts externes spécialisés ont toute l'expertise pour assurer la précision et la conformité des opérations. De plus, en externalisant, les entreprises bénéficient d'un service toujours à jour avec les dernières normes et réglementations.

L'externalisation permet aux entreprises d'accéder à des compétences spécialisées et expérimentées, sans les contraintes liées au recrutement interne. Les prestataires apportent une expertise à jour, notamment dans les domaines du management, de la gestion financière et des ressources humaines.

En externalisant certaines fonctions, les entreprises gagnent en flexibilité. Elles peuvent ajuster les services selon les besoins fluctuants de leur activité. Cette souplesse est particulièrement utile dans les périodes de croissance rapide ou de restructuration, quand les besoins en ressources humaines et en finance peuvent varier considérablement. L'externalisation offre ainsi une solution adaptable et réactive aux exigences changeantes du marché.

L'externalisation libère les ressources internes, permettant aux entreprises de se concentrer sur leurs activités stratégiques et à forte valeur ajoutée. En déléguant les fonctions support, elles peuvent se focaliser sur l'innovation, le développement de produits et le service client, renforçant ainsi leur position compétitive sur le marché.

Dans une PME, certains signes indiquent la nécessité de chercher une aide externe :

• Des coûts de gestion internes devenus prohibitifs,
• Un déficit d'expertise pour certaines fonctions,
• Mais aussi un turnover élevé,
• Des erreurs fréquentes dans la gestion de la paie,
• Une charge administrative excessive,
• L’absence d’outils de gestion et de prévision financières pertinents,…
• peuvent indiquer la nécessité de chercher une aide externe.

L'externalisation a un impact stratégique majeur en permettant aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier. Elles accèdent à des technologies et des expertises qu'elles ne pourraient pas développer seules. Externaliser tout ou partie des fonctions support finance et RH favorise également l'agilité de l'entreprise, lui permettant de s'adapter rapidement aux changements de marché.

En identifiant les moments opportuns pour externaliser leurs fonctions finance et RH, les entreprises peuvent maximiser les bénéfices de cette stratégie.

Ainsi, les PME peuvent envisager l'externalisation dans des situations telles qu'une expansion rapide nécessitant une gestion RH accrue. Également lors de restructurations, fusions et acquisitions, lorsqu’une expertise temporaire est requise. Par ailleurs, lorsque l'entreprise doit intégrer de nouvelles réglementations ou technologies, l'externalisation peut offrir une solution rapide et efficace.

Cadrer son besoin, évaluer la charge, détailler ses attentes sont des préalables à la démarche d’externalisation.

Ensuite, choisir le bon prestataire est essentiel pour le succès de l'externalisation. Une solide expérience et des références vérifiables sont des pré-requis. Il est également important d'évaluer la capacité de votre partenaire externe à s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et à fournir un service de qualité constante. La compatibilité des valeurs et des cultures d’entreprise est également à valider.

Le succès de l'externalisation pourra être mesuré à l'aide de KPI (indicateurs clés de performance) tels que la réduction des coûts, l'amélioration de la qualité des services, la satisfaction des salariés. Impliquer toutes les parties prenantes dans le processus de décision et de suivi peut améliorer considérablement les résultats de l'externalisation.