Dans la vie de toute entreprise, les impayés pèsent lourd dans la balance. Notamment pour les plus petites structures comme le confirme la Banque de France : « Les PME sont les plus pénalisées par les retards de paiement. Leur résorption améliorerait leur trésorerie de 12 milliards d’euros ». La spécificité bien française des encours clients ne fait d’ailleurs que s’accentuer, dirigeant les entreprises vers un état de trésorerie critique. La faute à la sortie de la crise Covid et à la fin des plans d’aide à la relance émis par le Gouvernement.
Si vous ne voulez pas faire grossir les rangs de ces entreprises à la trésorerie malmenée, il existe quelques comportements à adopter afin d’éviter les impayés. Dans les situations où les retards sont inévitables, nous vous donnons toutes les solutions de recouvrement à votre disposition.
Technique n° 1 : connaître votre encours client exact en temps réel
Une bonne connaissance de vos potentiels retards de paiement passe par un suivi précis de la Balance Agée. Entretenus de façon rigoureuse et régulière, vos comptes vous mettent rapidement le doigt sur un problème.
Vous pouvez, par exemple, ajouter le calcul de votre encours à l’instant T en appliquant cette formule simple :
Encours client = (factures échues + factures non échues + factures à émettre) — avances et acomptes
Pour avoir une idée permanente et ciblée des factures impayées qui nuisent à votre équilibre financier, misez plutôt sur le calcul de l’encours moyen. Pour y parvenir, appliquez la formule suivante :
Encours client moyen = (CA sur la période/365) x délai de paiement moyen
Ainsi, vous connaissez votre encours client, dont votre retard de paiement. Vous pouvez donc analyser votre encours au regard de votre trésorerie dans son ensemble. Enfin, vous savez exactement quand déclencher le process de relance des impayés.
Technique n° 2 : vérifier votre processus de facturation interne
Maintenant que vous connaissez la nature, le sujet et le montant de vos factures impayées, il est temps de comprendre ce qui peut amener à cette situation. Excluons d’emblée le mauvais payeur puisque vous avez peu d’impact sur ses stratégies. Concentrons-nous sur ce que vous pouvez changer de votre côté, ou à minima, revoir.
Votre process de facturation est global et concerne bien plus de collaborateurs que vos comptables. Examinez donc ce qui est relatif :
- Aux documents eux-mêmes : les délais de paiement sont raccords avec vos besoins, vos factures respectent bien les exigences de la réforme de la facture électronique… Laissez-nous insister sur ce dernier point : la réforme concerne toutes les entreprises, à commencer par les plus grandes. Ironiquement, ce sont les plus grandes entreprises qui génèrent le plus de retards de paiement. Évitons d’alimenter ce retard par un souci de procédure ;
- À votre méthodologie : vos factures sont envoyées en temps et en heure, vous pouvez retracer les paiements, vous accédez facilement aux factures, vous êtes prévenu(e) en cas de retard, etc. ;
- Aux clients : vous connaissez leurs politiques de paiement ou prenez le temps de vérifier leur solvabilité ;
- À votre stratégie de recouvrement : vous avez à cœur de développer ou parfaire votre propre plan de relance. Si vous manquez d’idées, suivez la technique n° 3.
Le conseil de nos DAF à temps partagé
Puisque toute action est plus efficace lorsqu’elle est concentrée, nous vous incitons à hiérarchiser vos encours clients. Vous pouvez le faire en fonction de la somme totale, du risque client, du délai de retard… vous organiserez dans tous les cas une meilleure gestion des impayés.
Technique n° 3 : formaliser un plan de relance des impayés
Lorsque la créance est installée, il est temps de passer à la deuxième phase du plan : récupérer vos dus. Pour y parvenir, vous pouvez utiliser deux types de relances : les relances d’impayés à l’amiable ou les relances en justice.
À lire également : Eradiquer les impayés pour améliorer sa trésorerie.
Les relances d’impayés à l’amiable :
- La lettre de relance : c’est la première étape, celle qui consiste à rappeler à votre client son obligation de payer. La relance d’impayés par mail peut être votre recours n° 1, mais faites-la suivre par des courriers (simples ou recommandés) ;
- La mise en demeure de payer : reprenant la lettre de relance (avec en ajout la mention de la fameuse mise en demeure), cette relance est la seconde de votre liste. Vous pouvez y ajouter la référence à des articles de loi, un délai de paiement et votre réaction en cas de non-réponse ;
- Le droit de rétention : vous gardez pour vous ce que vous avez vendu ou loué à votre client afin d’accentuer la pression sur le paiement ;
- La sommation de payer : vous faites intervenir un commissaire de justice qui se rendra chez votre client pour lui délivrer son acte.
Les relances d’impayés en justice :
- La saisie conservatoire : votre avocat bloque les biens de votre débiteur — les saisit, si vous préférez — avec autorisation expresse du juge de l’exécution ou du président du tribunal idoine. De cette façon, vous limitez le risque d’évaporation de votre client ;
- La procédure simplifiée : le commissaire de justice informe votre client de sa dette et si ce dernier n’agit pas, le commissaire entame le recouvrement forcé de la créance. Attention à cette option, tous les frais engagés sont pour vous ;
- L’injonction de payer : vous déposez une requête au Greffe ou à votre avocat, puis le juge approuve ou non votre demande et lance le recouvrement forcé de la créance ;
- La procédure de référé-provision : vous pouvez demander à être payé d’une partie de la somme due. Si votre demande est acceptée, votre client reçoit une ordonnance à payer ;
- La procédure au fond : nous entrons ici dans le cas d’un jugement.
Le conseil de nos DAF à temps partagé
Variez les relances entre les versions automatiques et personnalisées : créez des modèles pour les premières relances, regardez ce que votre logiciel peut faire pour vous… Vous gagnerez en temps et en efficacité.
Le conseil en plus : ne faites pas seul(e)
En comptabilité, la relance des impayés est un sujet en soi. Afin d’éviter :
- De vous épuiser à appliquer toujours une stratégie différente,
- De vous éparpiller puisque vous ne suivez pas de processus clair, faute d’avoir eu le temps ou les compétences d’en établir un,
- D’accumuler trop de créances,
- D’utiliser une relance risquée, coûteuse ou contre-productive,
Faites-vous aider par un DAF externalisé. Il vous permettra de :
- Mettre en place des processus clairs ;
- Mieux tenir votre suivi des encours ;
- Établir un plan de relance clair et réplicable ;
- Repenser vos CGV (comme le délai de paiement).
... Afin de limiter au maximum les encours.
Les DAF et les consultants Finance à temps partagé Share.d ont été confrontés à ces sujets de nombreuses fois . Profitez de leur expérience et de leurs connaissances en matière de recouvrement d’impayés !
Une trésorerie saine traduit une entreprise saine. Pour vous libérer le budget nécessaire à des investissements futurs ou encourager votre croissance, diminuez vos encours client. Puisque les factures impayées reviendront plusieurs fois, mettez en place dès maintenant des procédures qui vous allègent et vous rendent la comptabilité plus confortable. Faites-le bien et efficacement avec nos consultants Finance et nos DAF à temps partagé.
